Como você armazena documentos na sua Empresa ou Instituição? 

Sabia que mais de 70% dos documentos que você guarda nos arquivos físicos da sua empresa podem ser transformados digitalmente? Pois é! A tecnologia e toda a transformação digital em curso no mundo também impacta a gestão de documentos por empresa, órgãos públicos e instituições. 

Afinal, se tudo migrou para o formato digital, comunicação, salas de reuniões, pagamento de contas, por que não os documentos? Implementar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é o caminho para organizar melhor os arquivos corporativos, modernizando a documentação e até mesmo automatizando processos. É uma ferramenta até mesmo indispensável no mundo digitalmente avançado de hoje.

Tudo começa com a definição e implantação do processo de gestão sem papel que identifica o organograma e necessidades de cada empresa. Assim, um sistema é projetado para rastrear, armazenar, gerenciar e controlar o fluxo de documentos e arquivos obedecendo aos trâmites necessários, como, por exemplo, observando os ritos legais. 

Os benefícios de uma Gestão Digital

Entre os principais benefícios de uma boa gestão de documentos digitais estão o ganho de eficiência e produtividade, a redução de custos, a sustentabilidade e a segurança diante fatores físicos. E contar com a tecnologia é essencial. Um gerenciador de documentos simplifica a rotina, automatiza processos e garante mais eficiência para quem trabalha com atividades mais burocráticas.

Trata-se de uma forma de acabar com a ineficiência do gerenciamento de pilhas de papéis desorganizados – aumentando a eficiência e a segurança das operações internas. Após realizada a implantação, todos os documentos ficam centralizados em uma única plataforma – permitindo que os funcionários os acessem de maneira mais rápida, simples e fácil. Com isso, os fluxos de processos internos podem ser reformulados para maximizar a produtividade de toda a empresa.

Investir em soluções de gestão de documentos digitais também pode proporcionar para a sua empresa ou instituição:

• Aumento da produtividade, já que é mais rápido e simples acessar um documento;

• Redução na necessidade de espaço físico para guardar papéis;

• Proteção contra riscos físicos, químicos, ambientais e biológicos;

• Proteção contra vazamento de dados;

• A possibilidade de acessar documentos em qualquer lugar, graças aos sistemas alocados em nuvem;

• Assinatura eletrônica e digital dos documentos;

• Redução significativa de custos com cópias, impressões e

• espaço físico de armazenamento;

• Aumento da transparência e melhoria da governança corporativa