Conhecendo o problema

O Tribunal de Justiça de Pernambuco (TJPE) é um órgão do Poder Judiciário do Brasil que tem sede no Recife e jurisdição em todo o Estado de Pernambuco.  Sua sede é o Palácio da Justiça que abriga todas as decisões do Tribunal. São 19 os itens de competência do Tribunal de Justiça, previstos pelo artigo 61 da Constituição Estadual, incluindo os graus de recurso. Nessas situações, o Tribunal pode julgar mandados de segurança, habeas corpus, habeas data, decididos pelos juízes de Direito. Outro julgamento que lhe cabe, em segunda instância, são os recursos contra ato do Conselho da Magistratura.

O TJPE é uma instituição composta por mais de oito mil funcionários, entre servidores concursados e cargos comissionados. Esse volume de colaboradores envolve uma complexidade no processo de admissão e tramitação de toda a documentação ao longo dos anos trabalhados. 

Não é à toa que um dos grandes problemas enfrentados pelo setor de Recursos Humanos (RH) da Instituição era a tramitação de requerimentos em papel e falta de parametrização no envio de documentos, considerando que exigiam um alto volume de tramitação de papel e que gerava um custo de impressão, arquivamento e desperdício de tempo para o setor.

Dessa forma, podemos dizer que os processos da área eram lentos e burocráticos, pois exigiam a entrega de uma documentação física, o que, muitas vezes, causava frustração e perda de tempo para a equipe do setor de RH e colaboradores da Instituição. Além disso, existia um risco atrelado de danos ou perda das documentações e ainda uma dificuldade de fazer a gestão dos documentos.

Visto que uma gestão pública moderna está apoiada pela tecnologia, o setor de RH do TJPE iniciou a sua busca por uma ferramenta robusta que o apoiasse com estes desafios.

A Pitang apresenta a solução P2F

A solução escolhida foi a P2F, ferramenta desenvolvida pela Pitang, que auxilia empresas no mapeamento e automação de processos de modo a erradicar o desperdício de energia e o retrabalho no dia a dia das organizações, times e equipes.

O processo de implementação foi dividido em ciclos e proporcionou o aperfeiçoamento dos processos internos do setor, permitindo a criação de novos requerimentos. Tudo isso possibilitou ganho em agilidade, definição de fluxos para tramitação das solicitações dos servidores, virtualização de requerimentos funcionais, implementação do arquivo digital e padronização de informações.

Juntamente com a utilização da plataforma, a equipe da Pitang, apoiou o TJPE com o serviço de consultoria para melhoria contínua de seus processos. Durante a consultoria, foi adotado o ciclo de melhoria contínua de processos (PDCA), onde foi realizado o mapeamento e análise de como o requerimento é executado (ASIS), modelagem e implantação do requerimento no sistema apresentando propostas de melhorias (TOBE), monitoramento e controle através de um acompanhamento do uso do requerimento no sistema realizando ajustes quando necessário e preparação de documentação das Lições Aprendidas. 

No início do projeto de implantação foi realizado treinamento para 100 gestores da SGP (Sistema de Gerenciamento de Pedidos), responsáveis pelo atendimento das solicitações, com duração de 20 horas por turma, com 10 alunos por turma, durante 5 semanas. Um grande diferencial para o conhecimento e adaptação na plataforma por todos. 

O resultado

O processo de digitalização de documentos está cada vez mais presente no dia a dia do TJPE. O mapeamento e automação de processos estão permitindo a Instituição otimizar o funcionamento do setor de RH, tornando a tramitação eletrônica de documentos mais ágil e segura, possibilitando agilidade na tomada de decisão e impacto na redução de custos. Além disso, o TJPE permite que seus processos estejam disponíveis para todos, promovendo a transparência e facilitando o monitoramento e a identificação de problemas.

Com essas melhorias, o tribunal vem percebendo um grande impacto positivo na padronização dos procedimentos pertinentes à Gestão de Pessoas, além da eliminação de documentos físicos, economizando espaço e recursos para conservação de papel. 

Algumas das métricas acompanhadas pelo TJPE no uso do P2F são a quantidade de requerimentos tramitados no setor e o tempo utilizado para realização das atividades.  Os resultados são bastante satisfatórios.