Pelo fato de existirem diversos desvios de fluxos, as definições dos procedimentos não eram fáceis de ser mapeadas e todos os processos de negócios apresentavam demora significativa na realização. Além da complexidade dos processos, as atividades realizadas não eram padronizadas e, na maioria das vezes, não existiam controle de tempo e esforço realizado em cada etapa de trabalho. Documentos físicos eram tramitados pela instituição, muitas vezes sendo danificados, extraviados ou com excessiva demora para chegar até o local de destino.